hazelree66的部落格

千萬不要小看瑣事，因為－－魔鬼就藏在細節裡！
你常?了工作上不起眼的瑣事忙得團團轉？
不知為何重複的文件一做再做，浪費許多時間？
工作不時出現意料外的錯誤？
那都是因為──你忘了工作也要做「風險防禦」！
日本辦公事務專家以其10多年親身經驗，教你一學就會、防止工作出錯53招，
讓你從此和「失誤」說再見，晉升可靠、受仰賴的職場紅人！

日本亞馬遜網路書店最高5顆星推薦：「這是一本前所未見、非常新鮮的實用書，剛出社會的新鮮人要看，辦公桌文件總是一團亂的人更要看！」

傳送傳真、影印資料、整理文件、寄送郵件……等，
你曾想過要如何讓這些經常碰到的工作更有效率地執行嗎？
你熟知影印機的所有功能嗎？你知道傳真機也可以影印？
你知道黃色螢光筆影印時不會印出色塊？
你知道OUTLOOK的簽名檔除了設定聯絡資料，還能做什麼用途嗎？

日本辦公事務專家──小田切展子以其10多年派遣工作經驗及獨特「風險防禦」觀點，慎重提醒你：不熟悉或忽略辦公室的「瑣事」，小錯誤累積起來，是會出現大問題的！

本書將辦公事務分門別類，有系統地教你如何「先下手為?」地防止出錯的訣竅，讀完馬上就可以運用，讓你工作不再一團亂，錯誤OUT，效率UP！

作者簡介

小田切展子

石川縣金澤市人。大妻女子大學短期大學部英文科畢業。

曾經在製造業工作，之後則是在專利事務所擔任外國專利申請的工作事務。

在接觸各項業務之際，也同時學習到「風險防禦 (risk hedge)」的KNOW-HOW。

之後以派遣的身分在許多商社與製造商工作，有十年以上的貿易（出口）事務經驗。

以獨特的觀點建立起「防禦風險(risk hedge)」以及快速投入新職場與熟習負責業務所需的KNOW-HOW，以這些經驗為基礎，發行廣受好評的電子雜誌「超級事務員Nokko公開的辦公密技」』（MAGMAGI ID : 0000138190）。

HP URL：http://www.office-jimu.com

譯者簡介

呂雅昕

台灣台北市人，日本九州藝術工科大學藝術工學碩士。

現為專職日文翻譯，譯有《輕鬆愛上古典音樂》、《大自然是我的美學老師》等。

◆ 如何有條不紊地整理文件
丟滿凌亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理案件，是我在辦公室裡最不願意看到的景象，如果未處理案件積太多，就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺，讓我陷入緊張狀態。

要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。

要是不先確實做好份類，會很難順利地進行工作。

那麼，到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是，又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢？

會被亂放在辦公桌上的文件，例如上司交代的工作、郵件、傳真等等，到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢？

除了直接透過電腦傳送的電子郵件之外，大部份的文件都是以傳真、信件、快遞或是公司的內部傳送袋等管道送來的。

若文件到來時，你自己坐在位子上，就可以立刻處理送來的文件，直接放到固定的位置上，所以不會出什麼問題。

但是，文件有時候會在自己離開座位時送來，文件會散置在桌面上，就是因為自己不在座位上。

這是因為每個負責送文件的人習慣都不同，有的很仔細，有的很隨意，所以放的位置也會不一樣。在這樣的情況下，文件沒有弄丟或是混在一起，反而比較奇怪。

要防止這種狀況的發生，可以先準備一個專門放文件的盒子。

特別是準備出差或是放假時，可以在最後上班日的下班前，先在辦公桌上放一個盒子，請大家「把文件放在這裡面」；當然，像公司內部公報之類的份發刊物或是傳閱的資料等等，也可以一起放進盒子裡。

這樣的話，就可以避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。

還有，建議大家使用網狀或是透明壓克力製成的盒子，這樣即使把盒子疊在一起，也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。

另外，雖然這些東西統稱為「文件」，其實還可細份為各種不同的類型，例如：是不是與自己負責的業務內容直接相關、是不是急件、是厚厚一疊的資料或是只有一張紙的通知，甚至是很難處理的文件……等。

要是收到的文件中有自己沒經手過的內容，就必須當作「不明文件」向上司或是同事請教「應該如何處理」，並把這些事情記熟。不過，這通常不是一朝一夕就可以學會的事情。

收到首次經手的文件時，要記得不能隨意憑自己的判斷去處理。因為萬一有什麼疏失，有時候會發生無法彌補的問題，所以必須特別小心。

在還不夠熟悉工作內容時，可以先留一份文件複本，把處理時學到的事情先記下來，像是這份文件是不是有必需填寫的欄位、哪裡要寫些什麼、寫好之後該給誰……把這些細節當筆記寫下來。

雖然一開始要記的事情很多，會比較辛苦，但是在職場裡，十份忌諱重覆問一樣的問題。

如果怕記不起來，可以在處理業務的空檔，把這些文件的的處理方式整理成筆記，做成業務說明書。